¿Qué es un Digital Workplace?
El término digital workplace se esta utilizando mucho hoy en día, y al igual que con otras palabras de moda como big data, chatbots, etc.., se esta haciendo mucho ruido al respecto diciendo que «esta es la próxima gran cosa».
Para que dejen de marearte hemos preparado una explicación de lo que es en base a nuestro conocimientos y opiniones de expertos.
El lugar de trabajo digital es un término que incluye cualquier dispositivo, software o plataforma que los miembros de una empresa utilizan para ejecutar sus trabajos.
Es el concepto que las empresas deberían utilizar para referirse a la transformación digital utilizada para alinear la tecnología, los empleados y los procesos para mejorar la eficiencia operativa y cumplir con los objetivos de la organización.
El Digital Workplace está destinado a ser un equivalente virtual del lugar de trabajo físico, lo que requiere una planificación y gestión sólidas debido a su papel fundamental en la productividad, el compromiso y la salud laboral de las personas.
Descripción de The Gartner
En un estudio realizado por Matt Cain de Gartner, el lugar de trabajo digital se explica como una estrategia para ayudar a los empleados. Cain describe el concepto de destreza digital como una combinación de herramientas fáciles de usar y una implementación atractiva de estas herramientas.
La destreza digital está diseñada para capacitar a los empleados a adoptar el lugar de trabajo digital, con herramientas diseñadas para mantenerlos comprometidos y productivos.
Los resultados desde la perspectiva de la compañía son obvios: inculcan conocimiento de alto impacto en los empleados y cosechan sólidos rendimientos de las inversiones en tecnología.
Las herramientas conectadas para tareas, proyectos, gestión de procesos y colaboración se hacen cargo de las funciones previamente realizadas por elementos independientes.
Beneficios y desventajas del lugar de trabajo digital
El cambio a lo digital ofrece el potencial para la automatización que ahorra trabajo y costes, así como un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal para los empleados que pueden trabajar de forma remota.
Las iniciativas digitales en el lugar de trabajo también pueden beneficiar los esfuerzos de business intelligence, ya que la mayoría de los procesos digitales crean automáticamente un registro de actividad que se puede alimentar a los modelos de análisis y visualización de datos para ayudar a medir la efectividad de las operaciones.
Los lugares de trabajo digitales también permiten a las empresas reducir su huella física; por lo tanto, se reducen los costes operativos, ya que se reemplazan procesos como el almacenamiento de documentos y la colaboración de los empleados.
Además, las encuestas han demostrado que los lugares de trabajo digitales efectivos pueden atraer más talento, aumentar la productividad individual y aumentar la retención de los empleados.
Sin embargo, el lugar de trabajo digital tiene sus inconvenientes. Si bien existen plataformas para ayudar a facilitar la colaboración virtual, la interacción social puede verse afectada cuando los empleados no están físicamente en la misma sala, lo que hace que los esfuerzos de colaboración sean menos efectivos.
Lo que esta claro es que lo beneficios suman más que las desventajas, y es vital para el futuro de cualquier compañía empezar una transformación digital del puesto de trabajo.
¿Cómo implementar un digital workplace?
El primer paso para implementar un lugar de trabajo digital es identificar las necesidades tecnológicas de los empleados y de la organización en general.
La tecnología es un componente central de las iniciativas digitales en el lugar de trabajo, pero también requiere una planificación inicial, de cómo los procesos se traducirán a digital mediante la implementación de softwares que se adapten a las tareas y de una experiencia de usuario que los empleados estén dispuestos a adoptar como parte de su día laboral.
Una vez que se definen los objetivos para el lugar de trabajo digital, es importante elegir una tecnología que sea intuitiva para los empleados. Por ejemplo, el software debe imitar la funcionalidad de aplicaciones familiares como las redes sociales. El personal de TI debe estar capacitado para mantener todas las nuevas iniciativas actualizadas y lo más ágiles posible.
Por último, los lugares de trabajo digitales deben ser conscientes de las prácticas en evolución y la tecnología inteligente emergente, implementándolas siempre que sea apropiado.
Ejemplos de iniciativas digitales en el lugar de trabajo
El lugar de trabajo digital puede incluir iniciativas tales como:
- Herramientas digitales para colaboración de equipos.
- Herramientas de información eficientes, como el intercambio de archivos en la nube y los archivos electrónicos.
- Software de gestión de registros que puede enviar informes al repositorio correcto y reemplazar el proceso de archivo físico.
- Implementación de una oficina sin papel, que se enfoca en reemplazar los procesos en papel con flujos de trabajo digitales.
- Calendarios en línea que se pueden sincronizar con múltiples cuentas o plataformas.
Digital Workplace con ID Grup
En ID Grup nuestro objetivo es aumentar el compromiso y la productividad de los empleados, así como resolver las necesidades de los clientes en la era de la transformación digital.
Para ellos, personalizamos al máximo las peticiones de aprovisionamiento de nuestros clientes:
- Ofrecemos servicios de maquetación y configuración de cada uno de los puestos de trabajo.
- Instalamos las maquetas en función de la tipología de los equipos o de los diferentes usos que se hagan de los mismos. La maquetación utiliza la imagen corporativa del cliente y los aplicativos que éste considera oportunos para sus usuarios.
- Podemos desarrollar este tipo de servicios en nuestro taller y trasladar después los equipos maquetados a las dependencias del cliente en función de las necesidades de instalación requeridas, pero también podemos realizar estos servicios directamente en sus oficinas.
- La configuración de los equipos (PC’s, tablets o portátiles, impresoras o cualquier otro tipo de periférico) se hace mayoritariamente in situ, junto con la migración de datos de los usuarios u otras personalizaciones que sean requeridas.
- El servicio de personalización de equipos que ofrecemos también incluye las opciones de etiquetaje y/o serigrafía de los mismos.
Si tienes dudas sobre el digital workplace y de cómo puedes implementarlo puedes en ponerte en contacto con nosotros a través mail info@idgrup.com o llámanos al 933 933 930, también puedes dejar tus datos clicando aquí y nos pondremos en contacto contigo.